أي نسخة هي الأخيرة
نسخ متعددة من الملف نفسه بين البريد والأجهزة، ولا أحد متأكد أيها المعتمدة.
مقارنة
Excel يحسب جيدًا،
Excel يحسب جيدًا،
ولا يحفظ من اعتمـــد
الجداول مرنة ومألوفة، وكثير من الجمعيات بدأت بها. لكنها لا تحفظ من اعتمد الطلب، ولا تتبع الرقم بين النسخ المتداولة، وهذا ما يُسأل عنه أمام المجلس والمراجع.
بندًا بندًا
ما يحفظه كل منهما
ما يحفظه كل منهما
وما يضيـــع
ثمانية معايير يسأل عنها صاحب القرار، ومعها ما يكفي فيه Excel بالفعل.
| المعيار | Excel والملفات | مُدار |
|---|---|---|
| التكلفة والألفة | نعممألوف للجميع، ولا يحتاج اشتراكًا إضافيًا | جزئيًااشتراك، وتدريب أول للفريق |
| المرونة | نعمتبني أي جدول بالشكل الذي تريده | جزئيًابنية جاهزة لعمل الجمعيات، لا جدول مفتوح |
| من اعتمد ومتى | لافي المحادثات والبريد، إن بقي له أثر | نعمالقرار وملاحظاته محفوظة مع كل طلب |
| من عدّل الرقم ومتى | جزئيًاسجل نسخ في بعض الإصدارات، لا يشمل النسخ المتداولة بالبريد | نعمسجل تدقيق على القيود والسندات |
| قوائم الجمعيات المالية | جزئيًاتُبنى يدويًا بقوالب وتُراجع كل سنة | نعمجاهزة بأعمدة المقيد وغير المقيد والوقف |
| الصلاحيات | جزئيًاكلمة مرور للملف كله | نعميرى كل مستخدم ما يخص دوره |
| الاجتماعات والقرارات | لاملفات منفصلة عن الحسابات | نعمالقرار مرتبط بمحضر اجتماعه |
| سجل المتبرعين | جزئيًاجدول منفصل لا يتصل بالحسابات | نعملكل متبرع سجل بتبرعاته وحملاته |
إن كانت جمعيتك صغيرة جدًا ولا تمر فيها اعتمادات، فقد يكفيها Excel اليوم.
ولا تخسر جداولك، إذ تصدّر دفتر الأستاذ وميزان المراجعة إلى Excel متى احتجت.
ما يكلّفه الجدول
ولا يظهـــر
لا يطلب Excel ترخيصًا جديدًا في الغالب، لكن العمل حوله يكلّف وقتًا وثقة، ويظهر ذلك حين يُسأل عن رقم أو قرار.
شخص واحد يفهم الجدول
المعادلات والروابط في رأس موظف واحد، وإن غاب أو غادر توقف العمل معه.
خطأ لا يراه أحد
خلية تُحذف أو معادلة تُنسخ خطأ، فيتغير المجموع ولا ينتبه أحد حتى يسأل المراجع.
نحوّل جدولكم الأهم
إلى مثال حـــي
جيب أكثر جدول يتعبك، ونشوفه سوا في مُدار.